分享一个企业内部小自动化：自动从邮箱收发票、解析附件、写入台账

最近做了一个比较小但实际价值挺高的企业内部自动化：自动从企业邮箱里收发票，解析附件，然后写入发票台账。

背景很简单。

很多公司的发票不是集中从一个系统出来，而是供应商、SaaS 平台、云服务商、各种服务商陆续发到邮箱里。

人工流程通常是：

搜索发票邮件 -> 点开邮件 -> 下载 PDF/OFD/XML/ZIP -> 识别金额和发票号 -> 录到表格 -> 附件归档 -> 季度报账时再打包。

真正麻烦的点有几个：

• 邮件模板不统一
• 附件格式不统一
• 有些发票在附件里，有些信息在正文里
• 有些只有下载链接
• 容易重复登记
• 后续查附件很痛苦

这次做法没有搞得很重。

大概架构：

• IMAP 拉取新增邮件
• 关键词和发件人规则筛选疑似发票邮件
• HTML 正文解析 + 主题解析
• XML/OFD/ZIP/PDF 附件解析
• PDF 文本提取失败时再用 AI 补字段
• 提取发票号、金额、日期、税额、购销方
• 按季度目录归档附件
• 写入在线表格台账
• 重复票据和无法识别邮件进入待确认队列

我觉得这个场景里比较重要的经验是：不要把所有事都交给 AI 。

规则适合做确定性判断：

• 是否重复
• 属于哪个季度
• 文件应该放哪里
• 什么情况下进入人工确认

AI 适合处理格式不稳定的内容：

• 邮件正文
• PDF 发票
• 平台模板变化
• 字段缺失补全

做完以后，解决的痛点主要不是“少录几个字段”，而是：

• 不用反复翻邮箱
• 不用人工整理附件目录
• 不用季度报账时到处找文件
• 不用担心同一张发票重复登记
• 无法识别的集中处理，责任边界清楚

这类小自动化在企业里其实很多，比如：

• 工资社保个税每月生成
• 季度报账资料打包
• 审批前发票金额核对
• 表格数据同步到另一个系统
• 邮件附件自动归档

我的感受是，企业内部自动化不一定从“做一个万能 Agent”开始。很多时候，先把一个高频、低风险、可回退的小流程做稳，ROI 反而更清楚。

如果你们公司也有这种靠人手工在邮箱、表格、网盘、审批系统之间搬数据的流程，可以交流下，我最近在专门整理这类场景。